Banyak
tim proyek memanfaatkan opsi dan alat pelaporan yang tersedia di lokasi proyek
kolaboratif mereka untuk melacak pekerjaan, mengidentifikasi risiko dan
masalah, dan tetap memberi tahu para pemangku kepentingan tentang proyek
tersebut. Bergantung pada proyek dan proses organisasi, laporan tambahan dengan
analisis dan rekomendasi mendalam juga diperlukan bila sebuah proyek berakhir.
Jaga
agar para pemangku kepentingan tetap up-to-date dengan pelaporan otomatis di SharePoint.
Mulai bebas hari ini! Mempersiapkan laporan adalah kesempatan yang berguna
untuk mengevaluasi proyek, mendokumentasikan pelajaran, dan menambah basis
pengetahuan organisasi Anda untuk proyek masa depan.
TUJUH LANGKAH UNTUK
MEMBUAT LAPORAN PROYEK YANG EFEKTIF
1.
Tentukan Tujuannya: Luangkan waktu untuk memikirkan tujuan laporan ini. Apakah
Anda perlu menjelaskan, menjelaskan, merekomendasikan atau membujuk? Memiliki
tujuan yang jelas sejak awal memastikan bahwa Anda tetap fokus, yang membuatnya
lebih mudah melibatkan pembaca Anda.
2.
Pahami Pemirsa Anda: Menulis laporan tahunan resmi untuk pemangku kepentingan
Anda sangat berbeda dengan tinjauan keuangan. Sesuaikan bahasa Anda, gunakan
data dan grafis pendukung untuk audiens. Hal ini juga berguna untuk mempertimbangkan
gaya komunikasi pribadi pembaca, misalnya bagaimana mereka menulis email atau
dokumen struktur? Merefleksikan preferensi mereka jika memungkinkan. Anda
mungkin perlu mengembangkan nada yang lebih formal atau informal dengan gaya
alami Anda sendiri. Mengadaptasi teknik ini akan membangun hubungan baik dan
membuat pembaca lebih mudah menerima gagasan Anda.
3.
Format dan Jenis Laporan: Sebelum Anda mulai, periksa format laporan dan ketik.
Apakah Anda perlu menyampaikan laporan tertulis atau menyampaikan presentasi?
Apakah Anda perlu menyusun laporan formal, informal, keuangan, tahunan, teknis,
penemuan fakta atau pemecahan masalah? Anda juga harus memastikan apakah ada
template yang tersedia dalam organisasi. Memeriksa rincian ini dapat menghemat
waktu nanti!
4.
Kumpulkan Fakta dan Data:
Termasuk
fakta dan data yang menarik akan memperkuat argumen Anda. Mulailah dengan situs
proyek kolaboratif Anda dan kerjakan sesuai kebutuhan. Ingatlah untuk mengutip
sumber seperti artikel, studi kasus, dan wawancara.
5.
Susun Laporan: Sebuah laporan biasanya memiliki empat elemen:
Ringkasan
bisnis plan. Laporan Anda akan dimulai dengan ringkasannya, yang ditulis begitu
laporan selesai. Sebagai item pertama yang ditemui pembaca, ini adalah bagian
terpenting dari dokumen. Mereka kemungkinan akan menggunakan ringkasan tersebut
untuk memutuskan berapa banyak laporan yang perlu mereka baca sehingga
membuatnya bisa dihitung!
Pendahuluan:
Berikan konteks untuk laporan dan garis besar struktur isi. Identifikasi
cakupan laporan dan metodologi tertentu yang digunakan
Tubuh:
Sekarang saatnya untuk membuat kemampuan menulis Anda bekerja! Ini adalah
bagian terpanjang dari laporan dan harus menyajikan rincian latar belakang,
analisis, diskusi, dan rekomendasi untuk dipertimbangkan. Gambarlah data dan
grafis pendukung untuk mendukung posisi Anda
Kesimpulan:
Bawalah berbagai elemen laporan dengan jelas dan ringkas. Identifikasi langkah
selanjutnya dan setiap tindakan yang perlu dilakukan oleh pembaca Anda.
6.
Keterbacaan: Luangkan waktu agar laporan mudah diakses dan menyenangkan untuk
dibaca. Jika bekerja di Word, panel Navigasi adalah cara terbaik untuk membantu
pembaca Anda mengerjakan dokumen ini. Gunakan pemformatan, visual, dan daftar
untuk memecah bagian teks yang panjang.
7.
Edit: Rancangan laporan pertama jarang sekali sempurna sehingga Anda perlu
mengedit dan merevisi konten. Jika memungkinkan, setel dokumen ke samping
selama beberapa hari sebelum meninjau atau meminta rekan untuk meninjau.
